Probleme beim Hochladen von Dokumenten: häufige Fehler, Ursachen und Lösungen

Übersicht
In diesem Artikel finden Sie Lösungen zu allgemeinen Problemen, die in der Kontaktformular-Webanwendung beim Hochladen von PDF-Dateien und anderen Dokumenten auftreten können. Die in diesem Artikel beschriebenen Probleme und Lösungen gelten für das Hochladen von Dokumenten in der Webanwendung  des Kontaktformulars der Unia Arbeitslosenkasse.

Hinweis für Upload von elektronisch ausgefüllten PDF-Formularen:
Möchten Sie ein Formular hochladen, das Sie elektronisch ausgefüllt und lokal abgespeichert haben (z.B. PDF Reader-Datei von der Webseite arbeit.swiss), kann es sein, dass beim Dokumentenupload die Feldinhalte nicht übermittelt werden. Um dies zu verhindern, empfehlen wir Ihnen die Datei über die Druckfunktion in ein gewöhnliches PDF-File umzuwandeln und abzuspeichern. Auf diese Art hochgeladene Dokumente enthalten die Inhalte aller ausgefüllter Felder.

Probleme beim Hochladen von Dateien

Problem 1: Fehler beim Hochladen von Dokumenten/Fehler

Sie sehen diese oder eine ähnliche Fehlermeldung:

Ursache A: beschädigtes Dokument
Ihre Datei ist möglicherweise beschädigt. Dabei kann es sich um Probleme mit den Metadaten in der Datei handeln, die beim Erstellen, Scannen oder Konvertieren des Dokuments entstanden sein könnten. Die generierte PDF-Datei ist dann ungültig, da sie nicht den PDF-Strukturstandards entspricht.

Lösung A
So lösen Sie das Problem:

1. Als neue PDF-Datei speichern: Mit Anwendungen wie Adobe Reader, Adobe Acrobat und Foxit Reader können Sie Probleme mit der PDF-Struktur und PDF-Metadaten beheben. Das Problem kann bereits behoben werden, indem Sie die PDF-Datei öffnen und als neue Datei speichern.
2. Dokument als neue PDF-Datei drucken: Diese Option wird beispielsweise von den Anwendungen Adobe Acrobat Professional (kostenpflichtig) und Foxit Reader (kostenlos) unterstützt. Öffnen Sie hierzu die Datei in der jeweiligen Anwendung und klicken Sie auf Datei > Drucken und wählen Sie als Drucker Adobe PDF oder Foxit PDF. Wählen Sie die Option Auf Druckbereich verkleinern und klicken Sie auf OK. Das Dokument wird jetzt als neue PDF-Datei „gedruckt” und die Dateigröße verringert sich. Wenn das Dokument aktive Formularfelder enthält, werden diese vereinfacht.
3. PDF-Optimierung nutzen: Mit der PDF-Optimierung können Sie in Adobe Acrobat Professional® (Version 8 und höher) die Dateigröße verringern, indem das Dokument neu berechnet und komprimiert wird. Wenn Sie dieses Tool nicht nutzen, scannen Sie das Dokument erneut. Folgen Sie hierzu den vorstehenden Tipps oder nutzen Sie ein kostenloses Online-Optimierungstool. Für vertrauliche Dokumente sollten Sie allerdings kein derartiges kostenloses Online-Tool verwenden.

Ursache B: Dokument enthält Makros
In Microsoft-Word- und Microsoft-Excel-Dokumenten werden häufig Makros verwendet. Dokumente in makro-unterstützenden Dateiformaten, wie XLSM, DOCM oder PPTM, können zwar hochgeladen werden, aber die enthaltenen Makros werden technisch nicht unterstützt. Wenn Sie prüfen möchten, ob Ihr Dokument Makros enthält, öffnen Sie die Datei in der entsprechenden Anwendung und klicken Sie auf Ansicht > Makros.

Lösung B
So lösen Sie das Problem:
1.    Makros entfernen: Öffnen Sie das Dokument in der entsprechenden Anwendung und löschen Sie sie unter Ansicht > Makros.
2.    Datei vor dem Hochladen als PDF speichern: Dies wird mit der Funktion Datei > Speichern unter in Word und Excel erreicht.

Ursache C: Dokument ist durch ein Passwort geschützt oder gesichert
Eine PDF-Datei kann durch zwei Typen von Passwörtern beeinträchtigt werden, wobei beide optional sind. Ein PDF-Dokument kann durch ein oder zwei Passwörter geschützt sein oder ganz ohne Passwortschutz sein. Bei PDF-Dateien heißen Passwörter auch Kennwörter. Optionen für die Passwortvergabe:

•    Beim Zugangspasswort muss das Passwort für das Einsehen/Öffnen des Dokuments vom Benutzer eingegeben werden.
•    Das Eigentümerpasswort (d. h. Bearbeiten oder Berechtigungen) wird hingegen verwendet, um Berechtigungen (z. B. Druck- oder Änderungsberechtigung) zu ändern oder das

Zugangspasswort zu erstellen, zu ändern oder zu löschen.
Dokumenten mit Zugangspasswort werden nicht unterstützt. Beim Hochladen eines passwortgeschützten Dokuments erhalten Sie deshalb eine Fehlermeldung.

Lösung C
In der folgenden Anleitung wird ein Drittanbieterprodukt beschrieben. Wenn Sie das Produkt nicht nutzen oder Sie der Anleitung für Ihr Produkt nicht folgen können, ziehen Sie die Dokumentation Ihres PDF-Anzeigeprogramms zurate.

1. Passwortschutz entfernen: Öffnen Sie das Dokument in der Anwendung, mit der Sie das Dokument erstellt haben. Entfernen Sie das Passwort im Bereich für die Sicherheitsoptionen. Beispiel Adobe Acrobat: Öffnen Sie Datei > Eigenschaften > Sicherheit oder nutzen Sie die Tastaturkombination Strg+D.

2. Wählen Sie Einstellungen ändern und entfernen Sie das Zugriffspasswort, indem Sie die Option Kennwort zum Öffnen des Dokuments erforderlich deaktivieren. (Wenn das     Dokument ein Eigentümerpasswort hat, müssen Sie dies für die Änderungen angeben.)

Problem 2: Zeitüberschreitung beim Hochladen oder ein Dateigrössenfehler

Ursache: Dokumentengrösse überschritten

Die Dateigrösse eines Dokuments, das Sie in der Webanwendung hochladen möchten, ist begrenzt auf 10 MB. Je nach Ihrer Internetverbindung können Zeitüberschreitungen auch bei Dokumenten auftreten, die lediglich 5 MB gross sind. Überprüfen Sie die Dateigrösse des Dokuments. Die Eigenschaften rufen Sie auf, indem Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei klicken und das Menü Eigenschaften auswählen. Die Best Practice dabei ist, die Dateigrösse von 5 MB nicht zu überschreiten.

Lösung

So lösen Sie das Problem:

• Einstellungen des Scanners anpassen: Scannen Sie die Dokumente nicht in Fotoqualität oder ganz in Farbe. Graustufen können genutzt werden, aber Schwarz-weiss ist am besten. Wenn Sie Farben verwenden möchten, setzen Sie die Auflösung auf 100 bis 200 dpi herunter. Die meisten Drucker haben eine Voreinstellung bezüglich der Dokumentenqualität und Sie müssen keine weiteren Einstellungen vornehmen.
• Wenn das Problem bestehen bleibt, fahren Sie mit den Lösungen unter Problem 1 fort.